Een goede mail schrijven? Zo doe je dat dus!

Een goede mail schrijven? Zo doe je dat dus!

Mails versturen of ontvangen we eigenlijk iedere dag wel. Waar we dan weer niet bij stilstaan is hoe we een goede mail moeten schrijven. Eigenlijk staat niemand er ooit nog bij stil. Vaak heb je op school wel enigszins geleerd hoe je een goede mail schrijft, maar veel blijft daar natuurlijk niet van hangen.

Erg handig is dat niet, want het verzenden van nette berichten kan van cruciaal belang zijn voor jou en je bedrijf. Je wilt namelijk dat als je mails schrijft, je mails ook gelezen worden. Mails moeten dan wel op de juiste manier geschreven zijn. De vraag is dan nog: hoe schrijf je een mail?

Het antwoord op die vraag ga je in dit artikel vinden. Als jij van plan bent om veel mailtjes te sturen naar je klanten, dan is deze informatie erg waardevol voor je. Lees dus snel verder en maak een succes van al jouw mails.

Geen zin om te lezen? Bekijk de video:

Zo stel je een goede mail op

Op school hebben ze je vast geleerd hoe je een mail netjes op moet stellen. Dat is niet zo gek. Het staat natuurlijk stukken beter als je mail er netjes en verzorgd uit komt te zien. Toch is de kans groot dat bij jou, net als bij veel anderen het geval is, die kennis weer is verdwenen.

Om je geheugen weer even op te frissen staat hieronder een erg duidelijke uitleg over hoe je een goede mail op kunt stellen. De mail wordt van begint tot eind besproken en je gaat nooit meer vergeten hoe je een goede mail schrijft.

goede mail schrijven

Onderwerp

Bij het opstellen van een mail moet je altijd een onderwerp invullen. Zorg ervoor dat je hier iets invult wat duidelijk is voor de ontvanger. De ontvanger moet meteen kunnen zien waar de mail over gaat en moet dan ook op de mail willen klikken.

In principe moet je het onderwerp zo omschrijven dat de ontvanger na een langere periode nog precies weet waar de mail over ging. Als je dat hebt weten te bereiken, dan heb je de eerste belangrijke stap voor het schrijven van een juist mailtje voltooid.

Aanhef

Iedere mail begint natuurlijk, zoals je zelf ook wel weet, met een aanhef. De aanhef kan enorm verschillen. Welke aanhef je kiest, is deels afhankelijk van de ontvanger van de mail. Als je weet wie de mail ontvangt kan je kiezen voor de volgende opties:

  • Geachte heer (naam)
  • Geachte mevrouw (naam)

Het hoeft natuurlijk niet altijd zo te zijn dat je weet wie de mail krijgt. Daarnaast kan je de mail ook naar erg veel personen tegelijkertijd sturen. Het is dan ook verstandig om te kiezen voor een andere aanhef. Je kan dan bijvoorbeeld kiezen voor deze aanhef:

  • Geachte heer/mevrouw

Na de aanhef volgt altijd een komma. Onder de aanhef is er een witregel en pas na die witregel begint je tekst.

Inhoud van de mail

De inhoud van de mail volgt dus na de witregel onder de aanhef. Wat de inhoud van de mail is, is natuurlijk afhankelijk van de reden waarom je de mail stuurt. De reden van de mail kan je meteen benoemen in een soort inleiding.

Na de inleiding kan je dieper op het onderwerp in gaan. Zorg er dan wel voor dat je bij het schrijven van de mail consequent bent in je manier van schrijven. Gebruik bijvoorbeeld door de hele mail ‘u’ of ‘je’, afhankelijk van hoe je de mail begonnen bent.

Maak de mail ook niet te moeilijk. De zinnen en alinea’s hoeven niet lang te zijn. Je doet er ook goed aan om voor de verschillende onderwerpen binnen de mail aparte alinea’s te gebruiken. Je kan er ook nog voor kiezen om gebruik te maken van tussenkoppen.

Afsluiting

Als je alle belangrijke informatie gegeven hebt, dan is het natuurlijk tijd om de mail af te sluiten. De afsluiter van de mail moet goed aansluiten bij hoe je de rest van de mail geschreven hebt.

Je kan ervoor kiezen om nog een soort verwachting uit te spreken, bijvoorbeeld dat je hoopt snel van de ontvanger te horen. Een andere keuze die je hebt is om iemand iets toe te wensen, bijvoorbeeld een goed weekend of een fijne avond.

Tot slot volgt er natuurlijk altijd nog de afsluitende groet. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Met vriendelijke groet
  • Met hartelijke groet

Na de afsluitende groet volgen er ook weer een komma en een witregel. Helemaal onderaan de mail volgt dan nog je naam. Je naam schrijf je volledig uit.

Belangrijk om rekening mee te houden tijdens het schrijven van een mail

Voor het schrijven van een goed mailbericht zijn er nog een aantal algemene dingen waar je rekening mee moet houden. Een bericht schrijven lijkt namelijk makkelijk, maar tijdens het schrijven kan je je natuurlijk nog best eens vergissen. Bovendien is fouten maken menselijk.

Om ervoor te zorgen dat je geen onnodige fouten maakt, staan hieronder nog een paar handige tips voor je op een rijtje. Door ook goed op deze tips te letten kan je je mails zeer succesvol maken.

  • Blijf consequent in je schrijfstijl. Verander niet ineens van formeel naar informeel of andersom.
  • Begin je mail nooit met ‘ik’.
  • Maak geen gebruik van afkortingen, maar schrijf alles voluit.
  • Let erop dat je geen spreektaal gebruikt.
  • Maak gebruik van korte en nette zinnen, want dat zorgt ervoor dat je mails voor iedereen goed leesbaar zijn.
  • Wees duidelijk. Duidelijkheid is het allerbelangrijkste, want je wil niet dat de ontvanger met allerlei vragen blijft zitten.
  • Lees je mail goed na. Je zit er niet op te wachten dat de mail bol staat van de fouten. Dat is namelijk niet goed voor je reputatie en het is op die manier voor de ontvanger ook niet fijn om te lezen.
  • Zorg ervoor dat je de bijlagen op orde hebt. Moet je een bestand versturen? Controleer voordat je de mail verzendt eerst nog of je het bestand wel hebt toegevoegd als bijlage en of het bestand wel het juiste is. Pas als je daar zeker van bent kan de mail verzonden worden.
goede mail

Hulp bij het verzenden van je mailtjes

Als je mails wil inzetten voor marketingdoeleinden, dan kan er best veel tijd in gaan zitten. Het is dan natuurlijk fijn als je bepaalde dingen kunt automatiseren. Zo hoef je niet steeds dezelfde taken opnieuw uit te voeren. Dat stukje automatiseren kan bij Enormail.

Met Enormail kun je bijvoorbeeld formulieren maken. Mensen kunnen zich dan inschrijven om bepaalde mails te ontvangen. Je hoeft dan niet meer zelf op zoek naar de mensen om te mailen, want de mensen zijn nu juist zelf op zoek naar de mails.

Met behulp van Enormail kan je grotere contactenlijsten opstellen. Dankzij deze lijsten is het makkelijker om meerdere mensen in een keer te mailen, want je hoeft niet meer iedereen een voor een aan te klikken.

Het allergrootste voordeel is misschien nog wel dat je mails automatisch klaar kunt zetten. Je schrijft de mails en vervolgens zet je ze klaar voor een bepaald moment. Als dat moment is gekomen zorgt Enormail ervoor dat de mail verzonden wordt naar alle contacten voor die mail.

Je hoeft je dus een stuk minder zorgen te maken om het versturen van mails, als je besluit om Enormail te gebruiken. Het valt je zeker aan te raden, want het kan je veel tijd besparen. Die tijd kan je dan weer gebruiken voor andere belangrijke zaken die je verder kunnen helpen.

Conclusie – een goede mail schrijven doe je zo

Hoe schrijf je een mail? Een veelgehoorde vraag, maar vaak nog met een wat onduidelijk antwoord. En daar heb je niet veel aan, want het schrijven van nette berichten is namelijk erg belangrijk.

Een goed bericht kan bijdragen aan het succes van je bedrijf. Je wil natuurlijk zo succesvol mogelijk zijn en, hoewel je het niet denkt, het versturen van juist opgestelde mailberichten is dan gewoon erg belangrijk.

Van het opschrijven van het onderwerp tot het afsluiten van de mail: overal zijn weer regeltjes voor. Het is goed om je aan die regels te houden, want je gaat merken dat je mails er echt beter van worden.

Volg ook altijd de algemene tips voor het schrijven van een nette mailbericht op. Met die tips kom je ook weer veel verder.

Natuurlijk kan het zo zijn dat je het versturen van mailtjes flink onderschat hebt. Ook dan is er nog altijd geen reden tot paniek, want je kan er gewoon veel hulp bij krijgen. Maak bijvoorbeeld gebruik van Enormail en een groot deel van je zorgen zullen dan al snel als sneeuw voor de zon verdwijnen.

Ben je nu benieuwd naar nog meer handige artikelen? Of ben je op zoek naar teksten voor op je website? Kijk dan zeker eens verder rond op onze website en wie weet kunnen wij je verder helpen met onze diensten!

Het is in ieder geval te hopen dat je iets aan dit artikel hebt gehad en dat je nu kunt beginnen met het versturen van betere mails dan eerder.

Over de Auteur

Wij zijn Writgo.nl! Een gepassioneerd schrijversteam dat dagelijks voor je klaar staat om al je content te schrijven. Naast het schrijven van content voor onze klanten delen we ook op deze website met regelmaat interessante dingen die gaan over het online ondernemerschap en online geld verdienen. Hiermee hopen we ook mensen die nog niet begonnen zijn, warm te krijgen voor het starten van een eigen business.